Ronnie over het Succesbeheer Traineeship
"Eerst doen, dan denken"
Traineeship bij AFAS
“De afgelopen acht weken heb ik een geweldige kans gekregen om deel te nemen aan het AFAS Succesbeheer Traineeship. Hierbij wil ik graag mijn ervaringen van deze periode met jullie delen.
??
Tijdens het traineeship van in totaal acht weken, heb ik drie dagen per week doorgebracht in het AFAS-clubhuis. Hier kregen we de kans om te leren van enthousiaste AFAS-medewerkers. Tijdens deze sessies vertelden ze vol enthousiasme en passie over de werkzaamheden die ze uitvoeren binnen het bedrijf en gaven ze ons tips en tricks hoe je een echte Succesbeheerder kan worden. Met deze informatie konden wij aan de slag met onze case. Dit hield in dat we een inrichting moesten maken binnen de (test) -omgeving van de organisatie waar we werken. De insteek hiervan is dat je het snelste leert door te doen. Een mooie uitspraak die werd gegeven was dan ook: “Eerst doen, dan denken”
Wat heb ik onder andere geleerd?
De basis van AFAS. Door het Succesbeheer Traineeship heb ik geleerd hoe belangrijk een goede basis is voor efficiënt werken. Zelfs kleine foutjes in je inrichting kunnen grote gevolgen hebben. Dankzij de begeleiding van AFAS heb ik geleerd hoe je deze valkuilen kunt vermijden. Voor mijn case wilde ik een conditionele workflow maken, maar ik had het filter verkeerd neergezet. Hierdoor liep de hele workflow vast. Een kleine fout, maar het zorgde er wel voor dat het gehele proces vastliep. Gelukkig was de fout in dit geval snel gevonden.?
Mijn werkzaamheden
De eerste week heb ik mij met name beziggehouden met vragen die werden ingestuurd via het klantportaal. Zo kreeg ik een beetje gevoel bij wat er speelt bij de relaties van VIER Consultancy.
Vanaf de tweede week heb ik ondersteuning geleverd op het gebied van functioneel beheer bij relaties waar AFAS dit jaar is geïmplementeerd. Dit heb ik zowel op locatie als vanaf het kantoor in Meppel gedaan en af en toe vanaf mijn werkplek thuis.
Daarnaast ben ik betrokken bij de implementatie van ERP bij een relatie die per 1 januari 2024 live gaat. Omdat het project al was gestart toen ik in oktober begon, was het voor mij even aftasten wat mijn rol precies daarin zou zijn. Maar nu er een aantal weken verstreken zijn heb ik mijn plekje daarin gevonden.
De ongekende mogelijkheden van AFAS
De software van AFAS biedt al veel standaardfuncties, maar wat me echt heeft verbaasd, is de mogelijkheid om deze standaardfuncties aan te passen en uit te breiden. Het lijkt wel alsof bijna alles mogelijk is.?
De voordelen van automatisering
Een van de meest waardevolle lessen was de kracht van automatisering. Met de juiste inrichting van workflows en signalen kun je tal van taken volledig automatiseren. Tijdens het traineeship kregen wij een sessie van een applicatiebeheerder van AFAS. Hij gaf ons inzicht in de omgeving van AFAS zelf. Wat mij daar opviel was, hoeveel taken conditioneel afgehandeld worden. Dit bespaart enorm veel tijd en met het juiste gebruik van signalen blijft de controle er nog wel.
De case
In overleg met collega’s werd gekeken wat voor mij een mooie opdracht zou zijn en uiteindelijk kozen we ervoor om het ouderverlof portaal van VIER in te richten. Een mooie uitdaging die veel aspecten binnen het pakket aantikt. De uitkomst is een overzichtelijk portaal waarin medewerkers onder andere informatie kunnen vinden over de duur en geldigheid van het zwangerschapsverlof. Daarnaast kun je hier ook (aanvullend) geboorteverlof, betaald/onbetaald ouderschapsverlof en pleeg- of adoptiezorg aanvragen. Vervolgens zijn alle gegevens in dit portaal in één oogopslag terug te vinden, inclusief de status van de aanvragen, verlofboekingen, saldi en familiegegevens
Op de laatste dag van het traineeship heb ik mijn case mogen presenteren in het AFAS Theater. Tijdens de presentatie kon ik mijn ervaringen delen en laten zien hoe ik het portaal heb ingericht.
Wat ik ook heel leuk vond is dat al mijn collega’s hierbij aanwezig waren. Zo konden ze zien hoe ik het AFAS Succesbeheer traineeship uiteindelijk met succes heb afgerond!
Nu is het tijd om deze waardevolle kennis in te zetten bij VIER Consultancy en mijn portaal live te zetten. Ik kijk ernaar uit om verder te groeien!